Comme indiqué, les marchandises traversant les frontières européennes doivent être déclarées en douane. L'exportateur peut le faire en soumettant une déclaration. La déclaration des articles de commerce se fait au moyen du formulaire CN22, document sur lequel elle est bien décrite. Cela inclut le poids, le pays d'origine et le type de marchandises. Le formulaire douanier CN22 concerne les marchandises de moins de deux kilogrammes, lorsque la marchandise pèse plus de deux kilogrammes, le document CN23 doit être rempli. Quelque chose qui ne devrait absolument pas manquer sur le formulaire CN22 est le code dit SH. Un code qui décrit les biens selon toute une série de catégories.
Il est important qu'un formulaire CN22 puisse être compris dans le monde entier. Il est donc généralement accepté de soumettre ce formulaire en anglais. Si l'envoi est professionnel, il est conseillé d'indiquer votre numéro de TVA dans le formulaire. Ce n'est pas obligatoire, car les particuliers doivent également utiliser ce formulaire. Une fois que vous avez rempli ce formulaire, il doit être placé à l'extérieur de votre envoi pour inspection douanière.
Lorsque les douanes découvrent que des codes SH incorrects ont été utilisés ou que la déclaration en douane CN22 a été mal remplie (par exemple, pour utiliser des droits d'importation inférieurs et donc payer moins), les douanes peuvent appliquer rétroactivement les droits d'importation corrects jusqu'à trois ans pour date demande. En d'autres termes : lorsque de mauvais codes sont délibérément utilisés pour réduire les coûts, cela peut finalement entraîner une énorme somme d'argent qui doit encore être payée. Veillez donc toujours à rester vigilant lors de l'exportation et de l'importation de produits en dehors de l'Union européenne, car les règles diffèrent selon les pays.